Betriebsprüfung durch Rentenversicherung

Betriebsprüfung durch Rentenversicherung

Gegenstand der Betriebsprüfung

Die Rentenversicherungsträger sind verpflichtet, bei den Arbeitgebern mindestens alle 4 Jahre eine Betriebsprüfung durchzuführen (§ 28p Abs. 1 S. 1 SGB IV). Geprüft werden alle Pflichten, die mit der Entrichtung des Sozialversicherungsbeitrages an die verschiedenen Zweige der öffentlichen Sozialversicherung in Zusammenhang stehen. Dies betrifft insbesondere die Richtigkeit der Beitragszahlungen und Meldungen.


Betriebsprüfung – Termin

Unangemeldete Prüfungen erfolgen in der Regel nicht. Der Termin ist dem Arbeitgeber mindestens 14 Tage, möglichst jedoch einen Monat, vor der Prüfung mitzuteilen.

Ausnahme: ad hoc-Prüfungen

Ausnahmen betreffen sogenannte ad Hoc-Prüfungen. Das betrifft beispielsweise folgende Sachverhalte:

  • Eröffnung eines Insolvenzverfahrens oder Abweisung mangels Masse
  • Betriebsschließung, es sei denn, diese ist saisonbedingt
  • Mitteilungen von Stellen, die mit der Bekämpfung von Schwarzarbeit beauftragt sind (Zollverwaltung, Staatsanwaltschaft, Finanzbehörden)
  • Verdacht der Beitragshinterziehung
  • auffällige Lohnsummenschwankungen, die durch den Träger der Unfallversicherung nicht aufgeklärt werden können

Mitwirkung und Pflichten des Arbeitgebers

Arbeitgeber sind verpflichtet, an der Prüfung mitzuwirken und angemessene Prüfhilfen zu leisten.

Abrechnungsverfahren, die mit Hilfe automatischer Einrichtungen durchgeführt werden, werden in die Prüfung einbezogen. Im Weiteren Entgeltunterlagen, für die keine (Sozialversicherungs-)Beiträge entrichtet wurden.  Das kann beispielsweise Beschäftigungsverhältnisse betreffen, bei denen Auftragnehmer und Auftraggeber davon ausgehen, dass Versicherungsfreiheit aufgrund Selbständigkeit vorliegt.

Der Arbeitgeber ist gehalten, seine Entgeltunterlagen und Beitragsabrechnungen so zu führen, dass sich die Prüfer innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über deren formale und sachliche Richtigkeit verschaffen können.  Unternehmer haben einen zur Durchführung der Prüfung geeigneten Raum oder Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Im Weiteren muss der Arbeitgeber die erforderliche Software, Personal und Bildschirme bereitstellen.

Die Prüfer sind befugt, schriftliche Unterlagen des Arbeitgebers zu vervielfältigen oder als Computer-Dateien zu speichern. Kosten oder Verdienstausfall, die durch die Prüfung entstehen, sind nicht erstattungsfähig.

Bei Abrechnungsverfahren, die elektronisch, also IT-gestützt, durchgeführt werden, ist der Arbeitgeber gehalten, eine ordnungsgemäße Methodik zu gewährleisten. Das Verfahren, einschließlich der Änderung seit der letzten Prüfung, ist zu dokumentieren.

Das betrifft insbesondere die

  1. Verarbeitungsregeln einschließlich Kontrollen und Abstimmverfahren,
  2. die Fehlerbehandlung,
  3. die Sicherung der ordnungsgemäßen Programmanwendung und
  4. die Organisation der manuellen Vor- oder Nachbehandlung von Daten.

Die Prüfung darf sich über den Bereich der Entgeltabrechnung hinaus bis einschließlich des Rechnungswesens erstrecken. Von der Auskunfts- und Vorlagepflicht sind auch Unterlagen über betriebliche Verhältnisse erfasst, die für die Veranlagung der Unternehmen und die Zuordnung der Entgelte zu den Gefahrklassen erforderlich sind.

elektronische unterstützte Betriebsprüfung (euBP)

Es besteht die Möglichkeit, die Verweildauer der Prüfer vor Ort zu verkürzen.
Voraussetzung ist, dass die Betriebsprüfung elektronisch unterstützt durchgeführt wird (euBP). Die zur Prüfung erforderlichen Daten werden dem Rentenversicherungsträger direkt aus dem Entgeltabrechnungs- bzw. Buchhaltungsprogramm übermittelt.


Die Betriebsprüfung umfasst insbesondere folgende Sachverhalte:
  • versicherungsrechtliche Beurteilung der Beschäftigungsverhältnisse
    (Versicherungspflicht/Versicherungsfreiheit),
  • Beurteilungen des Arbeitsentgelts für die Beitragsberechnung (u.a. Mindestlohn
    betreffend),
  • vorgenommene Berechnungen und zeitlichen Zuordnungen der Beiträge und
  • zu führende Entgeltunterlagen,
  • abzugebende Beitragsnachweise auf Vollständigkeit,
  • Zuordnung des Arbeitsentgelts entsprechend der von der Unfallversicherung
    geforderten Aufteilung (Tarifstellen)
  • Vorkehrungen in Bezug auf den Insolvenzschutz von Wertguthaben
  • abgegebene Meldungen nach der Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten (DEÜV)

Säumniszuschläge – Risiken des Arbeitgebers

Bei grober Fahrlässigkeit ist die Behörde befugt, Säumniszuschläge zu erheben. Das ist beispielsweise der Fall

  • bei Nichtauswerten eines Lohnsteuerhaftungsbescheides (Arbeitgeber müssen dessen Auswertung im Hinblick auf Beitragspflichten zur Sozialversicherung sicherstellen),
  • wenn frühere Beanstandungen aus Betriebsprüfungen nicht abgestellt wurden und/oder
  • keine gewissenhafte Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld vorgenommen wurde und/oder
  • Bestimmungen zum Mindestlohn nicht eingehalten worden sind und/oder
  • ein Verstoß gegen das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz vorliegt.

Abschluss der Betriebsprüfung

Die Rentenversicherungsträger erlassen im Anschluß an die Betriebsprüfung die erforderlichen Verwaltungsakte. Dabei ist jede (Einzelfall-)entscheidung, Verfügung oder andere hoheitliche Maßnahme als Verwaltungsakt zu verstehen (§ 31 SGB X).
Im Beitragsbescheid bzw. der Prüfmitteilung werden die etwaige Versicherungspflicht und die Beitragshöhe zu den verschiedenen Zweigen der Sozialversicherung festgesetzt. Der Rentenversicherungsträger setzt im Weiteren eine Frist zur Begleichung der (rückwirkenden) Beitragsforderung.


     

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