IT-Lösungen im Personalwesen
Gesetze, Verordnungen im Sozialversicherungsrecht, Tarifwerke sowie betriebseigene Geschäftsabläufe bestimmen das Personalwesen und insbesondere die Abrechnung der Personalkosten.
Kaum ein Bereich der Unternehmensverwaltung ist komplexer und wissensintensiver. Geld wird hier jedoch nicht verdient.
Oftmals lassen sich durch besseres Vernetzen im Unternehmen bereits vorhandener, zumeist teuer bezahlter, IT-Programme Kosten einsparen.
Im Unternehmen bereits vorhandene IT-Schnittstellen zum Personalwesen sinnvoll nutzen
Ein Schlüssel zur Kosteneinsparung liegt in der besseren Nutzung vorhandener Programmschnittstellen zu anderen IT-Programmen. Dabei ist es zunächst gleichgültig, ob die Lohn- und Gehaltsabrechnung an Dritte vergeben oder im eigenen Haus ausgeführt wird.
Kostensenkung durch Vernetzung im Unternehmen bereits vorhandener IT
Ein durchgängiger Informationsfluss, beispielsweise
- von der Dienstplanung
- über die Zeiterfassung
- hin zur IT-gestützten Lohn- und Gehaltsabrechnung,
ist jedoch auch heute nicht selbstverständlich. Oftmals liegt es an den sogenannten Programmschnittstellen. Unterschiedliche Programme, verschiedener Hersteller sind keineswegs immer miteinander kompatibel. Hier bestehen in der Praxis Möglichkeiten zur Kosteneinsparung – beispielsweise durch Vermeidung arbeitsintensiver und fehlerträchtiger Doppelerfassungen.
IT-Systemintegration im Personalwesen umfasst beispielsweise:
- die elektronische Stellenverwaltung (Budgets, Personalkostenhochrechnung)
- den automatisierten Schriftverkehr – (Formulare, Bescheinigungen, Textbausteine)
- Zeitwirtschaft, Dienst- und Urlaubsplanung
- Systemintegration der Personalakten durch scannen
- mobile Datenerfassung (beispielsweise über Tablet, iPad, PDA)
- elektronisch unterstützte Betriebsprüfung als Serviceangebot der Deutschen Rentenversicherung (euBP)
Doppelte Personaldatenerfassung vermeiden
Kostenintensive sowie fehlerträchtige Doppelerfassungen von Personaldaten lassen sich durch geeignete Schnittstellen und Übertragungsverfahren vermeiden.
Die Datensätze müssen entsprechend der vereinbarten und (sozial)gesetzlich vorgeschriebenen Parameter vollständig sein. Die am Computer vorgenommenen Eingaben sind also in formatierter Form für die Schnittstelle des zur Weiterverarbeitung vorgesehenen IT-Programmes aufzubereiten.