Personalkosten | Pflegedienst | Kalkulation | Pflegesatzverhandlungen

Ambulante Pflegedienste (Senioreneinrichtungen)

 Personalkosten – Grundzüge einer vergütungsfähigen Kalkulation

In der Rechtsprechung haben sich Eckpunkte einer „vergütungsfähigen“ Kalkulation der Personalkosten herausgebildet. Die eigenen Kosten sind zunächst nach anerkannten betriebswirtschaftlichen Grundsätzen zu errechnen. In den Pflegesatzverhandlungen sind dann die eigenen Aufwendungen im sogenannten Wirtschaftlichkeitsvergleich gegenüber der Pflegekasse zu vertreten.


Die formalen Anforderungen an eine ordentliche Kalkulation

In seinem viel zitierten Urteil vom 17.12.2009 stellte das Bundessozialgericht (BSG) klar, dass die Vergütungsverhandlungen in einem zweistufigen Verfahren zu führen sind (Az.: B 3 P 3/08 R). In der

1. Stufe sind die voraussichtlichen Kosten (Prognose), für die Vergütung beansprucht wird, seitens des Pflegedienstes möglichst genau zu kalkulieren (nachvollziehbar und plausibel). In der

2. Stufe werden die im örtlichen Umfeld tätigen Pflegedienste in einem wirtschaftlichen Vergleich einbezogen. Das kalkulierte Entgelt muss leistungsgerecht sein und in angemessener Relation zu den Vergütungssätzen anderer Pflegedienste stehen (externer Vergütungsvergleich).


Der Pflegekasse entsteht mit Vorlage der Kalkulation eine Rechtspflicht. Die Berechnung und die ggf. vorgelegten Unterlagen sind auf Plausibilität zu prüfen. Dem Pflegedienst ist deshalb zu empfehlen, die Kostenkalkulation nach anerkannten betriebswirtschaftlichen Grundsätzen vorzunehmen. Besondere Aufmerksamkeit sollte den Personalaufwendungen zuteil werden. Im personalintensiven Pflegegeschäft ist dies die ergebniswirksamste Kostenart.

Praxistipp: Ungeachtet der rechnerischen Anforderungen sollte zunächst über die in der Pflegebranche geltenden zwingenden Arbeitsbedingungen nachgedacht werden.

Der Mindestlohn beträgt nach Pflegearbeitsbedingungenverordnung in den alten Bundesländern € 9,75 je Stunde (€ 10,20 ab 01.07.2017) und € 9,00 in den neuen Ländern (€ 9,50 ab 01.07.2017).

Der Pflegedienst sollte prüfen, inwieweit er unter den Anwendungsbereich der Pflegearbeitsbedingungenverordnung fällt. Die Mißachtung kann erhebliche Geldbußen (bis zu € 500.000) nach sich ziehen (§ 23 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 AEntG).

Darüber hinaus ist die Zahlung von Tariflöhnen oder ortsüblicher Gehälter nach Rechtsprechung des BSG immer als wirtschaftlich angemessen zu werten. Um unnötige Sozialgerichtsverfahren aufgrund ablehnender Entscheidungen der Kassen zu vermeiden, hat der Gesetzgeber dies noch einmal ausdrücklich klargestellt (BT-Drucksache 17/9369 S. 46).


zu: 1. Stufe:

Ermittlung der voraussichtlichen Personalkosten

(nachvollziehbar und plausibel)

Zur nachvollziehbaren Begründung der künftigen Personalkosten bietet sich das Instrument der Personalkostenhochrechnung an. Auf Basis der monatlichen Abrechnungsergebnisse werden die künftigen Aufwendungen unter Berücksichtigung verschiedener Szenarien (z. B. Änderung der Sozialversicherungsbeiträge oder Tarifgruppen/-stufen) errechnet. Die EDV-Simulation kann beispielsweise vom Steuerberater oder von dem mit der Lohnabrechnung beauftragten Unternehmen ausgeführt werden.

Praxistipp: Durch die Beauftragung selbständig tätiger Pflegekräfte (Freiberufler) können sich die Personalkosten deutlich mindern lassen.

Auftraggeber und Auftragnehmer sparen gegebenenfalls Sozialversicherungsbeiträge ein. Jedoch sind rechtliche Anforderungen zu beachten. Durch das sogenannte Statusfeststellungsverfahren lässt sich klären, ob eine sozialversicherungsfreie Tätigkeit vorliegt.


Personalkosten lassen sich prognostizieren

Durch Zuhilfenahme der Jahreslohnkonten und unter Einschätzung der Arbeitskostenentwicklung läßt sich eine einfache Personalkostenprognose auch selbst vornehmen. Ausgangspunkt ist das Arbeitnehmerbrutto zuzüglich ca. 22 % Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungsbeiträgen. In Anlehnung an den Arbeitskostenindex des Bundesamtes für Statistik ist es vertretbar, wenigestens mit einer jährlichen Steigerung der Lohnnebenkosten von ca. 1,09 % zu kalkulieren.


Zur Errechnung der tatsächlichen Gestehungskosten wären zunächst die Aufwendungen pro Arbeitsstunde, entsprechend der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit, zu ermitteln:

1. Schritt: Kalkulation der Personalaufwendungen für das Folgejahr und der Kosten
pro Arbeitsstunde auf Basis des Jahreslohnkontos..Annahme:examinierte Pflegefachkraft – vertraglicher Monatslohn:€ 2.450,00 für 38,50 Stunden – lt. Lohnkonto wurden im Vorjahr € 34.920,00 (incl. Zulagen) ausgezahlt.

a) Lohnkosten Folgejahr (Arbeitnehmerbrutto) € 34.920,00 x 1,09 % Steigerung Lohnnebenkosten = € 38.062,80

b) Arbeitgeberbrutto € 38.062,80 x 22 % Arbeitgeberbeiträge Sozialversicherung       =  € 46.436,62

c) Kosten pro ArbeitsstundeArbeitszeit pro Jahr = 220 Tage x 7,7 Stunden = 1694 Arbeitsstunden€ 46.436,62 : 1694 Arbeitsstunden = € 27,41 Lohnkosten je Arbeitsstunde


Die Anzahl der Jahresarbeitsstunden entspricht jedoch nicht den tatsächlichen Pflegearbeitsstunden (z. B. aufgrund Dienstbesprechungen).

Im Kern sehen die Kassen jedoch nur die Pflegearbeitszeit als vergütungsfähig an. Deshalb sind nachfolgend den Pflegearbeitsstunden die sogenannten Gemeinkostenzuschläge anteilig zuzurechnen. Also jene Aufwendungen, die durch den Betrieb eines Pflegedienstes verursacht werden, aber nicht unmittelbar aus der Patientenpflege heraus entstehen. Zunächst ist die Summe aller im Jahr erbrachten Arbeitsstunden zu bilden:

2. Schritt: Errechnung Gesamtarbeitsstunden aller in der Patientenpflege beschäftigten Mitarbeiter lt. Arbeitsvertrag und Jahr

Anzahl Jahresarbeitsstunden Pflegefachkräfte (examiniert)
+ Anzahl Jahresarbeitsstunden Pflegeassistent (zweijährige Ausbildung)
+ Anzahl Jahresarbeitsstunden Pflegehelfer (ungelernt)
_________________________________________________________
= Arbeitsstunden gesamt pro Jahr lt. Arbeitsverträgen

Annahme: 15 Vollzeitkräften (je 1.694 Arbeitsstunden) = 25.410 Arbeitsstunden jährlich

Im nächsten Schritt sind die Gemeinkosten zu addieren. Zu den umlagefähigen Gemeinkosten gehören beispielsweise: Kosten Pflegedienstleitung (ggf. Aufteilung nach Verwaltungs-/Pflegezeit), Sachaufwendungen (Abgrenzung Verbrauchs-/ Investitionskosten), Unternehmerlohn (Geschäftsführung, Buchhaltung) sowie Zuschläge / Wagnisse / Eigenkapitalverzinsung:

3. Schritt: Errechnung Gemeinkostenzuschlag

Annahme: Summe aller Gemeinkosten € 139.755,00 jährlich

€ 139.755,00 Gemeinkosten : 25.410 Arbeitsstunden = € 5,50 Gemeinkostenzuschlag je Arbeitsstunde.

Die Kosten pro Arbeitsstunde einer examinierten Pflegefachkraft betragen somit         € 32,91 (€ 27,41 + € 5,50)

In der Praxis werden, z. B. aufgrund von Rüstzeiten, nur ca. 70 – 80 % aller vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden auch tatsächlich am Patienten erbracht. Es ist also zu unterscheiden, zwischen den Kosten pro vertraglicher Arbeitsstunde und der vergütungsrelevanten zeitbezogenen Arbeit in der Pflege. Deshalb wäre ein angemessener Zuschlag auf die vergütungsrelevante Arbeitszeit zu kalkulieren:

4. Schritt: tatsächliche Kosten pro Mitarbeiterstunde/-minute entsprechend der beruflichen Qualifikation

32,91 € (Arbeitsstunde Pflegefachkraft)
+ 9,87 € (30 % Zeitkorrektur)
___________________________________________________
= 42,78 € (tatsächliche Kosten je Arbeitsstunde Pflegefachkraft)

Die Kosten für 10 Pflegeminuten (z. B. für spezielle Lagerungsarten), erbracht durch eine examinierte Pflegefachkraft, betragen somit € 7,15.


Es ist für den Pflegedienst (oder auch stationäre Einrichtung) von entscheidender Bedeutung, sich Klarheit über seine tatsächlichen Gestehungskosten pro Zeiteinheit zu verschaffen. Der kalkulierte Kostensatz und der einhergehende Zeitaufwand sollten etwaigen auf Landesebene verhandelten Pauschalsätzen wenigstens entsprechen.

Damit die eigene Kalkulation seitens der Kassen akzeptiert wird, ist es wichtig, dass diese in einer angemessenen Relation zu den Aufwendungen vergleichbarer Pflegediensten steht.


zu: 2. Stufe

Externer Vergütungsvergleich (Leistungsgerechtigkeit)

Inwieweit dem externen Vergütungsvergleich in den Vergütungsverhandlungen Geltung zukommt, ist umstritten. Das BSG hat ausdrücklich erklärt, dass das Ergebnis des externen Vergleichs nur eine Vergleichsgröße ist.
Eine unmittelbar verbindliche Wirkung kommt diesem nicht mehr zu. Der externe Vergleich hat jedoch weiterhin Bedeutung bei der Bewertung der Entgeltforderung und der einhergehenden Angemessenheitskontrolle. Grundsätzlich muß dem Pflegedienst bei wirtschaftlicher Betriebsführung die Erfüllung des Versorgungsvertrages möglich sein.

Pflegesatzverhandlungen

Die nachvollziehbar kalkulierten Vergütungsforderungen lassen sich in drei Fallgruppen gegenüber den Pflegekassen geltend machen:

1. wenn die errechneten Entgelte nicht höher sind als die günstigsten Preise vergleichbarer Pflegedienste im räumlichen Umfeld,

2. wenn sich das Entgelt im unteren Drittel der Vergütungsforderungen
vergleichbarer Pflegedienste im räumlichen Umfeld bewegt,

3. wenn das errechnete Entgelt oberhalb des unteren Drittels liegt, müssen die kalkulierten Mehrkosten auf nachvollziehbaren und prüfbaren Gründen beruhen sowie wirtschaftlich angemessen sein.

Soweit die Voraussetzungen vorgenannter Fallgruppen erfüllt sind, läßt sich gegenüber den Kassen vertretbar argumentieren, dass die Entgeltforderung wirtschaftlich angemessen und somit vergütungsfähig ist. Eine etwaige Tarifbindung kann nach Rechtsprechung des BSG Vergütungsforderungen der Fallgruppe 3 rechtfertigen.

 Praxistipp: Damit der Pflegedienst einen Vergleich mit anderen Pflegediensten der Umgebung vornehmen kann, sollte dieser sich an die Pflegekassen als Kostenträger wenden. Diese sind gehalten, die erforderlichen Auskünfte über die Entgelte aller Einrichtungen zu erteilen.

Kritisch wird es, wenn sich zeigt, dass die errechneten Kosten nicht den Zulassungskriterien genügen. In diesem Fall wäre beispielsweise über eine Flexibilisierung der Arbeitszeiten nachzudenken. Hier ist kaufmännische Vorsicht geboten, denn nicht refinanzierte Personalkosten können in kurzer Zeit die Insolvenz des Unternehmens bewirken.

Eine praxisgerechte Lösung ist die Beauftragung freiberuflich tätiger Pflegekräfte. Ob Sozialversicherungspflicht vorliegt, lässt sich über das sogenannte Statusfeststellungsverfahren klären.

Checkliste:

1. Überprüfen ob Pflegearbeitsbedingungenverordnung eingehalten

2. Kalkulation der Personalkosten unter Berücksichtigung der fachlichen
Mitarbeiterqualifikation und der Gemeinkosten pro Arbeitsstunde/-minute

3. Entgelt pro Pflegeleistung nach „Zeitaufwand x Personalkosten /                        Mitarbeiterqualifikation“ errechnen

4. Gespräch mit der Pflegekasse suchen

a) Auskünfte über (anonymisierte) Vergleichsentgelte anderer Pflegedienste im regionalen Umfeld einholen

b) soweit das errechnete Entgelt oberhalb des oberen Drittels liegt, der
Kasse die Plausibilität der Kalkulation nachvollziehbar darlegen

5. Erforderlichenfalls Nachkalkulation (z. B. unter verbesserter Personaleinsatzplanung – flexible Arbeitszeiten)


Anmerkung: Der Autor ist kein Volljurist (z.B. Rechtsanwalt), sondern Wirtschaftsjurist (Master in Commercial Law) und Diplom-Kaufmann (FH). Die Auftragsannahme erfolgt unter dem Vorbehalt einer Prüfung auf (berufs-)rechtliche Zulässigkeit.

 

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