Beratung Personalkosten senken | Personalverwaltung

Beratung und IT-Lösungen zu

Personalkosten, Personalkostenabrechnung und -verwaltung

Gesetze, Verordnungen im Sozialversicherungsrecht, Tarifwerke, normierte Datenübertragungsverfahren sowie betriebseigene Geschäftsabläufe bestimmen das Personalwesen und insbesondere die Abrechnung der Personalkosten.

Personal, Sozialversicherungsbeitraege, Kostenersparnis, Personalkosten, Software

Bereits vorhandene Programme besser vernetzen.

Kaum ein Bereich der Unternehmensverwaltung ist komplexer und wissensintensiver. Geld wird hier jedoch nicht verdient.

Oftmals lassen sich durch besseres Vernetzen im Unternehmen bereits vorhandener, zumeist teuer bezahlter, IT-Programme Kosten einsparen.

 

 


Im Unternehmen bereits vorhandene IT-Schnittstellen zum Personalwesen sinnvoll nutzen

Personalkostenabrechnung, Personalverwaltung, Software, IT

Personalkosten lassen sich durch bessere Vernetzung der IT oftmals mindern.

Die Personalkostenabrechnung ist in zahlreichen Unternehmen fremd vergeben (z.B. an Steuerberater – kostenintensiv) oder wird eigenständig ausgeführt (alleinige Verantwortung für korrekte Zahlbarmachung der Bezüge, Renten- und übrigen Sozialversicherungsbeiträge liegt beim Unternehmen).

Ein Schlüssel zur Kosteneinsparung liegt in der besseren Nutzung vorhandener Programmschnittstellen zu anderen IT-Programmen. Dabei ist es zunächst gleichgültig, ob die Lohn- und Gehaltsabrechnung an Dritte vergeben oder im eigenen Haus ausgeführt wird.


Diese sogenannte IT-Systemintegration kann beispielsweise umfassen:

  • Finanzbuchhaltung und internes Rechnungswesen (Controlling)
  • Zeitwirtschaft und Dienstplanung
  • mobile Datenerfassung (beispielsweise über Tablet, iPad, PDA)
  • Microsoft Office (z.B. Excel oder auch Word für automatisierten Schriftverkehr mit Datenübernahme aus Excel)
  • elektronisch unterstützte Betriebsprüfung als Serviceangebot der Deutschen Rentenversicherung (euBP)

Ein Ziel ist es, doppelte Personaldatenerfassung durch zeitgemäße IT-Nutzung zu vermeiden

Personalkostenabrechnung, Personalverwaltung, Software, IT

Händische Auswertungen und Erfassungen sind oftmals vermeidbar.

Personalkostenintensive sowie fehlerträchtige Doppelerfassungen von Personaldaten lassen sich durch geeignete Schnittstellen und Übertragungsverfahren vermeiden.

Eine wesentliche Voraussetzung ist jedoch, dass

  • sowohl die sogenannte Dateierweiterung (Extension) als auch
  • die erforderlichen oder vereinbarten Datensatzparameter
  • von der Schnittstelle
  • des zur Weiterverarbeitung vorgesehenen IT-Programms

eingelesen werden können.


Kostensenkende Nutzung der IT-Programmschnittstellen

Die sogenannten Datensätze müssen entsprechend der vereinbarten und (sozial)gesetzlich vorgeschriebenen Parameter vollständig sein. Ihre am Computer vorgenommenen Eingaben sind also in formatierter Form für die Schnittstelle des zur Weiterverarbeitung vorgesehenen IT-Programmes aufzubereiten.

Personalkostenabrechnung, Personalverwaltung, Software, IT

Mit der Zeit gehen. Vernetzung der eingesetzten IT-Lösungen durch konsequente Nutzung der Programmschnittstellen.

Übersetzt heißt dies, dass das eigentliche Personalabrechnungsprogramm (Personalverwaltungssystem) im Grunde nur die zweite Rolle spielt. Wichtig ist zunächst, dass alle anderen, im Unternehmen eingesetzten Softwarelösungen, soweit diese Personalbezug haben, Ihrem Personalabrechnungprogramm zuarbeiten.

 

 

Personalkostenabrechnung, Personalverwaltung, IT, Software, Programm, Loesung

zeitgemaesse mobile Datenerfassung – Inselloesungen vermeiden

Dabei sei eher am Rande angemerkt, dass der mobilen Datenerfassung (z.B. über Smartphone oder kleine tragbare Computer – sogenannte PDA) zunehmend Bedeutung zukommt.

Sogenannte Insellösungen sind zu vermeiden.  Personalrelevante Daten sollten elektronisch an das Personalabrechnungs-/Verwaltungsprogramm übergeleitet werden.

 

 

 

 


Ein Beispiel zur IT-Systemintegration im Personalwesen:

So hilft es in Unternehmen mit Schichtdiensten nur begrenzt, wenn zwar Softwarelösungen für die Dienstplanung und Zeiterfassung der Mitarbeiter eingesetzt werden, diese der Personalabrechnung aber nur die zu bestimmten Zeiten geleisteten Arbeitsstunden mitteilen.

Die Personalabrechnungssoftware kann allenfalls die für diese Zeiten anfallenden Lohnzuschläge kennen, nicht jedoch die Art der geleisteten Dienste. Denn welcher Art diese sind, entscheidet sich erst zum Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme. Beispielsweise sind Bereitschafts- und Arbeiszeiten in aller Regel unterschiedlich zu vergüten.

Das kann den Arzt im Hintergrunddienst bei An- oder Abwesenheit in der Klinik betreffen, den sogenannten Manager vom Dienst der IT-Abteilungen in Banken, den Hausmeister größerer Gewerbeprojekte sowie andere Berufe und Gewerbe.

Personalkostenabrechnung, Stundenzettel, Zeitwirtschaft, IT, Software

Stundenzettel sollten bei der Personalkostenabrechnung der Vergangenheit angehören.

Die Zeiterfassung, oftmals im Zusammenwirken mit der Dienstplanung, weiß anhand der hinterlegten Stammdaten, welche Lohnzuschläge dem Grundgehalt anteilig zuzurechnen sind.

Die Dienstplanung ihrerseits hat die geleisteten Schichten periodengerecht, unveränderbar und somit revisionssicher abzuschließen. Nur dann sind die Schichtpläne aussagefähig für Betriebsprüfungen – aber auch die Weiterverarbeitung im internen Rechnungswesen (Controlling).

Aufgabe des Personalabrechnungssystems ist es abschließend, die übermittelten Datensätze einzulesen und zahlbar zu machen.

An dieser Stelle kommen die geltenden sozialrechtlichen Bestimmungen zum Tragen. Schuldner der Sozialversicherungsbeiträge ist der Arbeitgeber (§ 28e Abs. 1 S. 1 SGB IV). Dieser ist auch verantwortlich für deren ordnungsgemäße Übermittlung (u.a. gemäß Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten – DEÜV).


Unternehmensberatung in der Personalkostenabrechnung und Personalverwaltung

Personalkostenabrechnung, IT, Software, Workflow, Zeitwirtschaft, Datenerfassung, Software

Vereinheitlichung wiederkehrender Geschäftsprozesse = Workflow

In Absprache mit Ihnen definiere ich das auf Ihr Unternehmen passende Datenerfassungs- und Verarbeitungsmodell.

 

 

 

 

Gerne begleite ich Sie bei der

  • Auswahl geeigneter Softwarelösungen (z.B. Zeiterfassung, Dienstplanung, Finanzbuchhaltung) als auch der
  • Vernetzung der bei Ihnen eingesetzten IT-Programme untereinander,
  • dies unter Berücksichtigung der in der Lohn- und Gehaltsabrechnung geltenden sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen.

Selbstverständlich stehe ich Ihnen auch für begleitende Tätigkeiten im IT-Bereich (beispielsweise zur mobilen Datenerfassung) gerne zur Verfügung. Sprechen Sie mich bitte an.


 

Anfragen kostet nichts.

Entscheidungen im Rentenrecht zu treffen, ist oftmals schwer. An die Deutsche Rentenversicherung übersandte Formulare oder Anträge lösen regelmäßig Rechtsfolgen aus. Nicht immer sind deren Auswirkungen für den Betroffenen klar ersichtlich.

Die Erstberatung kann Ihnen eine Entscheidungsgrundlage vermitteln oder zur rechtlichen Gestaltungsfindung beitragen. Erste Informationen zu deren Kosten finden Sie, wenn Sie hier anklicken.

Erkundigen Sie sich nach den konkreten Kosten einer Erstberatung.

Ihre Anfrage ist kostenfrei. Sie gehen keine Verpflichtungen ein:

Terminanfrage für eine Erstberatung

Ich wünsche ein Kostenangebot

Bitte tragen Sie Ihren Vor- und Nachnamen ein

Ihre E-Mail-Adresse

Ihre Telefonnummer (bei Rückrufwunsch)

Ihre Nachricht


– Bundesweite Beratung und Terminwahrnehmung –

Rentenberatung Martin Ziemann | Klaus-Groth-Strasse 8 | 23843 Bad Oldesloe

Telefon: 04531-8976249 | Telefax: 04531-8941328

E-Mail: epost@rentenberatung-ziemann.de